5 consejos que todo líder debe conocer para tener reuniones virtuales efectivas

Las reuniones virtuales, videoconferencias o reuniones telefónicas hacen posible que nos comuniquemos con personas que físicamente no pueden estar frente a ti y que por razones diversas necesitas informar, presentar, comunicar y/o negociar múltiples temas y que en muchos casos se torna difícil (pero no imposible) trasmitir el mensaje de manera que todos entiendan y mantengan el objetivo de la reunión.

Aunque las reuniones virtuales no siempre son tan efectivas como las reuniones cara a cara, son convenientes y rentables. Y cuando se trata de relaciones con clientes, esa capacidad de construir confianza a través de estos medios es vital. Si desea tener éxito, debe ser capaz manejar una reunión, no importa dónde usted está en el mundo.

Como facilitador, su rol consiste en mantener los objetivos enfocado, para ello es importante tener en cuenta las siguientes recomendaciones.

 

1. Presente a los participantes

Debe presentar a las personas que están conectadas a la reunión virtual, sobre todo si son nuevas personas quienes se unen al grupo, y si el tiempo lo permite, dar un breve resumen sobre que hace cada persona. Esto ayuda a crear cohesión y comprensión al resto del equipo.

 

2.  Involucre a todos

Debido a que no están todos en una misma sala, es muy probable que algunos pierdan el foco de la reunión con alguna distracción. Anime a cada participante a compartir sus ideas y contribuir al grupo. Si el grupo esta callado, no sabe si la gente esta escuchando atentamente o si está confundida, así que haga una pausa y pregunte: «¿Todos me siguen hasta aquí?«. Es importante que los participantes se sientan importantes a solicitar sus comentarios. De lo contrario, podrían aburrirse y la reunión no llegar a cumplir el objetivo.

 

3. Elija vídeo en vez de audio

Para sacar el máximo provecho de sus reuniones virtuales, trate en lo posible de establecer una videoconferencia, de esa manera los participantes podrán verse y verlos. La videoconferencia hace que la gente se sienta más comprometida porque permite que los miembros del equipo vean las emociones y reacciones del otro, lo que inmediatamente humaniza la sala de reuniones virtual.

 

4. Tecnología de alta calidad

En medio de una conversación importante, seguramente no desea que su reunión sea interrumpida debido a una mala calidad de conexión o fallas en el equipo. Skype, WebEX, GoToMeeting, Google Hangouts son solo algunas de las aplicaciones que ofrecen excelentes servicios de alta calidad para realizar videoconferencias, compartir pantallas y documentos en tiempo real. Elija un medio fácil de acceder para todos los participantes.

 

5. Haz un plan

Debe enviar los recordatorios de la reunión con la agenda, objetivos, materiales e información necesaria de la tecnología que se utilizará para unirse a la reunión virtual, al menos 3 días antes de la reunión. Pida con anticipación a las personas claves preparar su información que deban compartir o debatir. Aborde los temas críticos al iniciar la reunión. Antes de culminar la reunión, documente y comparta las decisiones tomadas y próximos pasos.

Secured By miniOrange