Todo lo que debes saber para concretar una reunión de trabajo más efectiva





Eres el responsable de un gran proyecto y necesitas convocar una reunión de trabajo con varios stakeholders del proyecto, tienes toda la información lista para presentar a tu audiencia pero aún presientes que la reunión no será muy productiva. Las reuniones de trabajo son a menudo frustrantes para aquellos que pasan tiempo sentados escuchándote y sobre todo si no oyen lo que quieren oír.  Antes de enviar una convocatoria de reunión, ten cuenta los siguientes principios, te ayudarán a mejorar tus reuniones:

  • Deja por escrito los objetivos de la reunión.
  • Documenta los acuerdos y acciones a tomar.
  • Avise a los participantes con antelación y evita invitar a personas que no hay razón que acudan a tu reunión.
  • Hable con los participantes en las reuniones para saber qué está funcionando bien, qué se debe mejorar y si las reuniones valen la pena el esfuerzo.

1. Tener un objetivo escrito

Es obligatorio que tu reunión tenga un objetivo claro y si descubres que no hay uno, entonces no es necesario llevar a cabo la reunión. Las reuniones informativas a menudo son demasiado frecuentes (pero depende de la organización, sean o no), pero no es dañino realizar una reunión con el propósito de informar (y escuchar) sobre el estatus de avance de algún proyecto o servicio. Recuerda que estas reuniones pueden ser fácilmente una fuente de desperdicio, debe tener mucho cuidado de prestar mucha atención a los asistentes, ellos deben sentirse que son valiosos.

Al iniciar la reunión es importante resaltar el objetivo, esto le permitirá que la gente sepa cuál es el propósito de la reunión.

Aveces los asistentes no entienden en absoluto, o entienden muy poco, lo que la persona que convoca la reunión espera de ellos.

2. Documentar los acuerdos

Es probable que en su reunión, los participantes discutan temas en común y se llegan a conclusiones, acuerdos y acciones a tomar para el beneficio de la organización. No hay nada de misterio en documentar estos acuerdos,  pero a menudo una vez finalizada la reunión, nadie recuerda las acciones a tomar. Para no invertir en vano el tiempo y esfuerzo de todos los participantes es importante que todos tengan un entendimiento claro de los acuerdos y acciones que se espera que tomen las personas.

Es por esta razón que Usted como convocante y quizás moderador de la reunión sea el responsable en documentar las decisiones y acciones a tomar sobre un acta de reunión oficial al que todo el mundo puede ver en la reunión y luego enviar a todos este documento. Ser responsable de esta labor, no quiere decir que Usted deba escribir cada acuerdo en el acta, Usted puede apoyarse en otra persona para que cumpla esta labor.

No olvide establecer deadlines y responsables para cada acuerdo o acciones a tomar.



3. Preparar a la gente con anticipación

Cuando envíe la convocatoria es importante detallar la agenda de dicha reunión por adelantado, incluyendo los objetivos de la misma. Tiene sus ventajas en hacer saber a la gente la agenda de su reunión por adelantado, de esta manera pensarán y cuestionarán los asuntos y participarán más activamente. Solo debe tener cuidado con la información que envía por adelantado.

Cuando envíe la convocatoria es importante detallar la agenda de dicha reunión por adelantado, incluyendo los objetivos de la misma.

Es muy importante enviar material de antemano que no se pueda entender de un vistazo en la reunión. Debe tener cuidado con la cantidad de materiales que envía, de ser necesario lo mejor es subir dicha información en algún portal de acceso público de la organización, como intranets, servidores FTP compartidos, una wiki organizacional, etc, de esta manera evitará saturar la capacidad almacenamiento de sus cuentas de correo y evitará que el servidor de correo de su destinatario bloquee su convocatoria.

4. Solicite feedback

Dedícale tiempo para hablar con las personas que asistieron a tu reunión para saber que estuvo bien y que estuvo mal. Aplique cambios basados en lo que aprende, esto le ayudará a mejorar constantemente para sus próximas reuniones.

Es probable que utilice otro medio de comunicación con sus interlocutores, según los objetivos de su reunión. Si los participantes a su reunión se encuentran en otra sede, quizás una buena opción pudo haber sido convocar una videoconferencia, asegúrese de contar con las herramientas necesarias y sobre todo si las personas tienen conocimiento de estas herramientas.  Todo depende de como es su organización, de conocer a su audiencia, cual es el grado de compromiso para optar por otros medios de comunicación.

No olvides en dar seguimiento a los acuerdos para cerrar cualquier tema abierto de la reunión e informar los avances de estos acuerdos a tu audiencia.

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